Что делать если подотчетник предоставил только товарную накладную без чека ккм

Опубликовано: 31.03.2017

Рассмотрев вопрос мы пришли к следующему выводу:

Для доказательства расходов на приобретение ТМЦ, осуществленных организацией через подотчетное лицо, довольно наличия в качестве подтверждающего документа товарного чека, если он содержит все неотклонимые реквизиты, установленные п. 2.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ.

 

Обоснование вывода:

В общем случае подотчетные лица должны отчитаться за приобретенные деньги. Для этого нужно представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах (за базу можно принять форму N АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата Рф от 01.08.2001 N 55) и оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы.

При всем этом основанием для отражения в бухгалтерском учете инфы об активах и обязанностях, также операций с ними являются первичные учетные документы. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в базе надуманных и притворных сделок (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", дальше - Закон N 402-ФЗ).

Первичные документы принимаются к учету, если они содержат неотклонимые реквизиты, обозначенные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. При составлении собственных форм советуем также пользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Документы, прилагаемые подотчетными лицами к авансовым отчетам, должны подтверждать:

- получение определенных вещественных ценностей (на основании таких документов осуществляется оприходование активов);

- факт оплаты вещественных ценностей (на основании этих документов в учете может быть уменьшена задолженность подотчетного лица).

По общепринятому правилу факт оплаты продуктов (работ, услуг) наличными валютными средствами и (либо) с внедрением платежных карт должен подтверждаться на основании предоставляемых подотчетными лицами чеков контрольно-кассовой техники (ККТ) (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ, дальше - Закон N 54-ФЗ).

В то же время законом предусмотрены исключения из данного правила - контрольно-кассовая техника может не применяться. Так, к примеру, на основании п. 2.1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных валютных расчетов и (либо) расчетов с внедрением платежных карт" (дальше - Закон N 54-ФЗ) вправе производить наличные валютные расчеты без внедрения ККТ организации и ИП, являющиеся плательщиками ЕНВД при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных п. 2 ст. 346.26 НК РФ, и ИП, являющиеся налогоплательщиками применяющими патентную систему налогообложения при осуществлении видов предпринимательской деятельности, в отношении которых законами субъектов РФ предвидено применение патентной системы налогообложения, и не подпадающие под действие п.п. 2 и 3 ст. 2 Закона N 54-ФЗ, при условии выдачи по просьбе покупателя (клиента) документа (товарного чека, квитанции либо другого документа), подтверждающего прием денег за соответственный продукт (работу, услугу).

В данном случае документ (в этом случае - товарный чек) сразу будет подтверждать факт получения подотчетным лицом вещественных ценностей и факт их оплаты.

Согласно п. 2.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ выдаваемый в рассматриваемой ситуации документ должен содержать последующие реквизиты:

- наименование документа;

- порядковый номер документа, дату его выдачи;

- наименование (для организации), фамилию, имя, отчество (для личного бизнесмена);

- ИНН;

- наименование и количество оплачиваемых обретенных продуктов (выполненных работ, оказанных услуг);

- сумму оплаты в рублях;

- должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, и его личную подпись.

Действующее законодательство не регламентирует метод наполнения, также порядок производства документов, представляемых плательщиками ЕНВД. Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359, установлены только требования по изготовлению и оформлению бланков серьезной отчетности (в том числе требование по изготовлению таких бланков типографским методом либо с внедрением специальной автоматической системы). Как следует, все неотклонимые реквизиты могут быть указаны в товарном чеке (квитанции, ином документе), оформляемом плательщиком ЕНВД от руки, автоматическим либо комбинированным методом.

Согласно действующим нормативным правовым актам подотчетное лицо не должно прилагать к авансовому отчету какие-либо документы, подтверждающие:

- применение организацией (личным бизнесменом), у которой им приобретались продукты (работы, услуги), какого-нибудь специального налогового режима;

- факт внедрения (неприменения) таковой организацией (личным бизнесменом) контрольно-кассовой техники.

В свою очередь, действующее в текущее время законодательство не обязует организации (личных бизнесменов) предоставлять схожую информацию по запросам клиентов - физических лиц.

Таким макаром, в рассматриваемом случае для доказательства расходов на приобретение ТМЦ, осуществленных через подотчетное лицо, довольно наличия в качестве подтверждающего документа товарного чека, если он содержит все неотклонимые реквизиты.

 

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

проф бухгалтер Молчанов Валерий

 

Ответ прошел контроль свойства